【重要 / 規約遵守】不適切な代理店業務への対応と是正のお願い（9/25期限）

パートナー各位

平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、この度は、不適切な代理店業務遂行への対応についてご案内いたします。

不適切な代理店業務遂行への対応について

加盟店様との契約推進およびギフトカード設定のサポートは、代理店の基本業務です。

しかし一部代理店において当該業務が適切に遂行されず、本部および加盟店に過度の負担が発生しています。
繰り返し周知してまいりましたが、限界に達しました。

今後は規約に基づき厳正に対処します。

迷惑行為に該当する不適切な業務遂行

（１）案件の放置

• 1件の放置でも、管理・確認・問い合わせ等で多くの人的工数を浪費します。
• 代理店には、スムーズにギフトカード掲載まで運ぶこと、中止・保留にする場合は定期的に本部へ検討状況を報告する義務があります。

（２）偽情報・不正確な連絡

• 意向のない契約（利用予約契約＝仮契約）の締結を促す行為
  • 管理部の業務が停止しかねない重大な迷惑行為です。
  • 契約の締結には郵送費やデータ化等の事務コスト及びオンラインで締結の場合もクラウドサインへの支払いが発生しています。
  • 解除処理についても、1件あたり15〜20分超の工数を要しています。
• 加盟店が伝えていない内容の報告
  • 加盟店に意向確認・ヒアリングを行わず、あたかも加盟店からの依頼のように報告する行為。
  • その結果、加盟店の意向に反する解除処理や、代理店が無断で「契約送付依頼」ボタンを押し一向にサインバックがなされない等の事例が発生しています。

方針：今後は、1件であっても見過ごしません。規約に基づき厳正に対処します。

解除案件の取扱い（至急対応）

総代理店から、代理店に対し、意向のない紹介店等に対して、テスト的に「加盟店としての利用予約契約」を締結させる指示があった事実を確認しています。

当該行為に該当・関与した可能性がある当総代理店・代理店は責任を持って、下記の必須対応を全件実施してください。

必須対応（全件）

1. 対象案件の洗い出し
   • 該当する全案件を一覧化（案件名、契約者名）
2. 対象加盟店へのヒアリング実施（必須）
   • 連絡手段・日時・担当者・要点を記録
   • 「導入意向の有無」「仮契約締結に至った経緯」「現時点の希望（継続／解除）」を確認
3. 解除意向の確認と申請
   • 解除意向がある場合：速やかに所定の解除申請
4. 本部への提出
   • ヒアリング結果
   • 連絡履歴（実施日・方法・回数）
   • 必要書類（解除申請）

期限

• 提出期限：2025年9月25日 23:59
• 締め切り以降、上記事由による解除が新たに発生した場合は、処分対象とします。

注意事項（必読）

• 連絡不可時の取扱い：
  加盟店と連絡が取れない場合は、複数回の連絡を試みたうえで、連絡日・方法・回数を記録し、本部へ報告して指示を仰いでください。

• 未確認のままの解除連絡は禁止：
  本メール以降、加盟店への意向確認を行わずに解除連絡を行ったパートナーも、処分対象とします。

本件は至急対応を要求させていただきます。
厳守いただけない場合、規約に基づく厳正な処分を行います。

ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

是正措置・処分について（規約ベース）

• 是正指示／警告（本ページ記載の通り）
• 一定期間の新規申請・業務停止
• 契約種別変更（総代理店・代理店 → 紹介店）
• 契約解除
• 損害賠償（当社に損害が生じた場合）

１件だけなのに「厳しすぎる」のではなく、規約＝契約です。遵守は必須です。

そのように感じた方は今一度規約を熟読し、違反行為について認識してください。

今後求める体制・対応

• 担当者の適正配置（業務遂行可能なスタッフの投入）
• 必要に応じた契約種別変更（総代理店・代理店 → 紹介店）
• 第三者委託の活用（最終責任は委託元にあります）
• 本部への定期報告の徹底（進捗・課題・次アクション）

規約未読・未理解のままのクレームの連絡も重大な工数圧迫であり、事業の進展を阻害し、株主・誠実なパートナー・加盟店・当社スタッフに迷惑を及ぼします。

誠実に業務を遂行できる方々と、タッグを組んで、良いサービスをともに作っていく覚悟をしていますので、ご理解と協力をお願いします。

代理店業務に関する第三者委託制度についても別途ご案内します。

文責：ポイント機構　ビジネス法務部